BAB II

MEMBUKUKAN MUTASI DAN SELISIH DANA KAS KECIL

1. MUTASI DANA KAS KECIL
   Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi :

1. Pembentukan dana kas kecil
   Pembentukan dana adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan dana kas kecil. Dokumen transaksinya, antara lain:

• Surat keputusan kepala bagian keuangan.
• Bukti kas keluar dari bagian keuangan.

Prosedur pembentukan dana kas kecil , yaitu :

• Pihak yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan atau manager keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberikan otoritas bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan kedalam kas kecil dengan tujuan pembentukan atas dana tersebut. Dengan adanya SK tersebut bagian keuangan membuat bukti surat keluar sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bendahara keuangan dan lembar ke 2 diarsipkan.
• Dengan adanya SK pembentukan kas kecil dan bukti kas keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai otoritas yaitu manajer atau pimpinan. Cek beserta lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang kas kecil yaitu administrasi kantor atau sekertaris yang di tunjuk untuk mengelola kas kecil di masing-masing unit bagian /divisi/ unit kerja.
• Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang (cash box) dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor, selanjutnya administrasi kantor atau sekertaris akan mengeluarkan dana kas kecil tersebut apabila ada pengeluaran-pengeluaran yang harus dibayarkan.

1. Penggunaan / pemakaian / pengeluaran dana kas kecil
   Penggunaan / pemakaian dana kas kecil adalah pembayaran yang dilakukan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak sesuai dengan kebutuhan jabatan pimpinan. Dokumen transaksinya antara lain :

1. Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
2. Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan seperti : nota kontan, kuitansi, faktur, dan sebagainya.

1. Pengisian kembali dana kas kecil
   Pengisian kembali dana kas kecil adalah diisinya kembali dana kas kecil dalam satu periode tertentu, misalnya setiap bulan atau apabila dana kas kecil yang tersedia sudah menipis. Pengisian kembali kas kecil dapat dilakukan dengan menggunakan cek maupun uang tunai. Dokumen transaksinya, antara lain :

1. Surat pengajuan pengisian dana kas kecil
2. Bukti pengeluaran kas
3. Bukti kas keluar dari bagian keuangan

1. METODE PEMBUKUAN DANA KAS KECIL
   Ada dua metode atau cara yang digunakan dalam pembukuan kas kecil, yaitu imprest fund system (sistem dana tetap) dan Fluctuation  Fund System (sistem dana tidak tetap).

1. Imprest fund system (sistem dana tetap)
   Imprest fund system adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah dana kas kecil selalu sama pada setiap pembukuan buku kas baru.
   Keuntungan sistem dana tetap :

• Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan.
• Menghemat waktu dalam pembukuan.

Kelemahan sistem dana tetap :

• Uang yang ada di kas tidak dapat di ketahui setiap waktu
• Administrasi kantor atau sekertaris tidak dapat mengambil / mengisi uang kas setiap waktu

Contoh :

Pada tanggal 1 Februari 2011 kas kecil diisi dari kas besar sebesar Rp. 1000.000,-, berdasarkan bukti pengeluaran selama bulan januari 2011. Antara tanggal 2-26 Februari 2011 telah dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-transaksi berikut ini :

Tanggal	2	Biaya langganan koran	Rp. 50.000,00
	3	Membeli snack tamu	Rp. 30.000,00
	4	Membeli materai	Rp. 14.000,00
	5	Biaya seminar	Rp. 100.000,00
	6	Biaya taksi	Rp. 50.000,00
	8	Membeli pewangi ruangan	Rp. 20.000,00
	8	Membeli snack tamu	Rp. 20.000,00
	10	Ongkos antar barang	Rp. 30.000,00
	12	Membeli karangan bunga	Rp. 200.000,00
	15	Bayar tukang cat	Rp. 100.000,00
	18	Membeli lukisan dinding	Rp. 100.000,00
	19	Membeli snack	Rp. 50.000,00
	23	Membeli buku besar	Rp. 30.000,00
	25	Membeli alat tulis kantor	Rp. 100.000,00 -
		Total	Rp. 894.000,00

Dari transaksi tersebut saldo kas kecil periode ini adalah sebagai berikut :

Rp. 1.000.000,00       

Rp.    894.000,00 -

Rp.    106.000,00

Pada pengisian kas kecil untuk periode berikutnya, diisi dari kas besar sebesar Rp. 894.000,00 sehingga saldo kas kecil setelah pengisian kembali seperti semula, menjadi Rp. 1000.000,00 sama dengan dana awal pada periode lalu.

PT. GARDA MULIA

BAGIAN KEPEGAWAIAN

KAS KECIL

PERIODE 2-25 FEBRUARI 2011

Debet				Kredit
Jumlah (Rp)	Tgl	Uraian	No bukti	Jumlah (Rp.)	Konsumsi (Rp)	Transport (Rp)	ATK (Rp)	Kebersihan (Rp)	Lain-lain (Rp)
1.000.000	1	Kas masuk
	2	Bayar koran		50.000					50.000
	3	Beli snack tamu		30.000	30.000
	4	Beli materai		14.000			14.000
	5	Bayar seminar		100.000					100.000
	6	Biaya taksi		50.000		50.000
	8	Beli pewangi ruangan		20.000				20.000
	8	Beli snack tamu		20.000	20.000
	10	Ongkos antar barang		30.000		30.000
	12	Beli karangan bunga		200.000					200.000
	15	Bayar tukang cat		100.000				100.000
	18	Beli lukisan dinding		100.000					100.000
	19	Beli snack		50.000	50.000
	23	Beli buku besar		30.000			30.000
	25	Beli ATK		100.000			100.000
1.000.000		Jumlah		894.000	100.000	80.000	144.000	120.000	450.000
		Saldo		106.000
894.000	25	Untuk imprest

Mengetahui, Ka. Bag. Kepegawaian Bambang Adiwaluyo

Jakarta, 25 Februari 2011                                   Dibuat oleh, Adinda Nur Aisyah

1. Fluctuation fund system (sistem dana tidak tetap)
   Fluctuation fund system (sistem dana tidak tetap)  disebut juga sistem tanggal tetap adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu berubah –ubah pada saat pembukuan buku kas baru. Hal ini karena pada saat pengisian kas kecil pada periode waktu tertentu selalu dalam jumlah yang sama, sedangkan pengeluaran setiap periode tidak sama. Sistem ini disebut juga sistem saldo harian.
   Keuntungan sistem dana tidak tetap :

• Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari
• Administrasi kantor atau sekertaris dapat meminta dana kembali apabila dana yang tersedia berkurang

       Kelemahan sistem dana tidak tetap

• Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk keperluan apa.

Contoh :

Pada tanggal 1 Februari 2011 kas kecil diisi dari kas besar sebesar Rp. 1000.000,-, berdasarkan bukti pengeluaran selama bulan januari 2011. Antara tanggal 2-26 Februari 2011 telah dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-transaksi berikut ini :

Tanggal	2	Biaya langganan koran	Rp. 50.000,00
	3	Membeli snack tamu	Rp. 30.000,00
	4	Membeli materai	Rp. 14.000,00
	5	Biaya seminar	Rp. 100.000,00
	6	Biaya taksi	Rp. 50.000,00
	8	Membeli pewangi ruangan	Rp. 20.000,00
	8	Membeli snack tamu	Rp. 20.000,00
	10	Ongkos antar barang	Rp. 30.000,00
	12	Membeli karangan bunga	Rp. 200.000,00
	15	Bayar tukang cat	Rp. 100.000,00
	18	Membeli lukisan dinding	Rp. 100.000,00
	19	Membeli snack	Rp. 50.000,00
	23	Membeli buku besar	Rp. 30.000,00
	25	Membeli alat tulis kantor	Rp. 100.000,00 -
		Total	Rp. 894.000,00

Dari transaksi tersebut saldo kas kecil periode ini adalah sebagai berikut :

Rp. 1.000.000,00       

Rp.    894.000,00 -

Rp.    106.000,00

Jika pada imprest fund system (sistem dana tetap), pengisian kembali untuk maret 2011 adalah Rp. 894.000,00 (sebesar jumlah pengeluaran), maka pada sistem dana tidak tetap pengisian kembali sebesar Rp. 1.000.000,00 (jumlah selalu sama setiap periode). Sehingga, pada sistem dana tidak tetap setelah diisi kembali saldo kas kecil menjadi Rp. 1.106.000,00.

Pencatatan transaksi pada sistem dana tidak tetap dapat dilihat pada buku kas kecil sebagai berikut :

PT. GARDA MULIA

BAGIAN KEPEGAWAIAN

KAS KECIL

PERIODE FEBRUARI 2011

Tanggal	No. Bukti	Uraian	Debet (Rp)	Kredit (Rp)	Jumlah (Rp)
Feb 1		Kas masuk	1.000.000		1.000.000
Feb 2		Bayar koran		50.000	950.000
3		Beli snack tamu		30.000	920.000
4		Beli materai		14.000	906.000
5		Bayar seminar		100.000	806.000
6		Biaya taksi		50.000	756.000
8		Beli pewangi ruangan		20.000	736.000
10		Beli snack tamu		20.000	716.000
12		Ongkos antar barang		30.000	686.000
15		Beli karangan bunga		200.000	486.000
18		Bayar tukang cat		100.000	386.000
19		Beli lukisan dinding		100.000	286.000
23		Beli snack		50.000	236.000
25		Beli buku besar		30.000	206.000
		Beli alat tulis kantor		100.000	106.000
28		Jumlah	1.000.000	894.000
		Saldo		106.000
		Ballance	1.000.000	1.000.000

Mengetahui, Ka. Bag. Kepegawaian Bambang Adiwaluyo

Jakarta, 25 Februari 2011                                   Dibuat oleh, Adinda Nur Aisyah

downloadhttps://drive.google.com/open?id=0B965OE6pdubLOFlRX195YWZlTFdLMWVpN3hpWDJVeHdWMTRB

SEKTOR INDUSTRI JASA KEUANGAN

INDUSTRI JASA KEUANGAN

 

PENGERTIAN

Industri adalah suatu usaha atau kegiatan pengolahan bahan mentah atau barang setengah jadi menjadi barang jadi yang memiliki nilai tambah untuk mendapatkan keuntungan. Usaha perakitan atau assembling dan juga reparasi adalah bagian dari industri. Hasil industri tidak hanya berupa barang, tetapi juga dalam bentuk jasa.

Jasa industri adalah kegiatan industri yang melayani keperluan pihak lain. Pada kegiatan ini bahan baku disediakan oleh pihak lain sedangkan pihak pengolah hanya melakukan pengolahannya dengan mendapat imbalan sejumlah uang atau barang sebagai balas jasa.

Menurut Sadli (2002:9) mengatakan “Industri adalah merupakan kumpulan dari beberapa perusahaan-perusahaan atau firma yang mengusahakan atau memproduksi suatu barang yang serupa”.

Jika misalnya industri mobil walaupun mobil yang satu dengan mobil yang lain tidak sama, misal sedan dengan truk tetap digolongkan kedalam industry mobil. Kabel, wayar, stop kontak dan sebagainya walaupun bentuk bermacammacam tetapi tetap dimasukkan kedalam industri elektronika. Pengertian industry di atas adalah pengertian industri atau penggolongan industri pada perusahaanperusahaan yang sama dan juga pengertian industri atau penggolongan industry dalam produksi yang serupa. Disamping ada juga pengertian industri pada perusahaan-perusahaan yang pemakaian bahan mentahnya sama, misalnya industri besi dan baja yang meliputi industri paku, kawat, setrika dan sebagainya.

Kemudian ada pula definisi lain tentang industri seperti yang dinyatakan oleh Komaruddin (2004:23) yaitu industri adalah suatu proses yang ditandai dengan penggunaan teknologi didalam proses produksi yang terutama ditujukan kepada pengolahan bahan baku, bahan setengah jadi menjadi barang jadi. Industri kulit, yang meliputi tas, sepatu, sandal, tali pinggang dan sebagainya. Industri keramik yang meliputi industri asbak, tempat bunga porselin.

Disamping ada pula pengertian lain dari industri yaitu kumpulan dari perusahaanperusahaan yang mempunyai proses yang sama misalnya: industri las. Jadi jelaslah bahwa pengertian industri itu adalah merupakan pengertian yang relatif atau bersifat arabitary. Jadi tergantung kepada yang memakai, kita tidak dapat mengatakan pengertian industri secara pasti sehingga hal ini atau permasalahannya tergantung kepada sipemakai istilah atau pengertian dari industry itu sendiri.

 

JENIS-JENIS INDUSTRI

Menurut Sumitro (2005:173),macam-macam industry :

Berdasarkan tempatbahan baku adalah:

Industri Ekstraktif yaitu industri yang bahan bakunya diambil langsung dari alam sekitar. Misalnya: pertanian, perkebunan, perhutanan, perikanan, peternakan, pertambangan dan lain-lain.

Industri Nonekstaktif adalah industri yang bahan bakunya didapat dari tempat lain selain alam sekitar.
Industri Fasilitatif adalah industri yang produk utamanya adalah berbentuk jasa yang dijual kepada para konsumennya. Contoh: asuransi, perbankan, transportasi, ekspedisi dan lain sebagainya.

Berdasarkan besar kecilnya modal adalah:

Industri Padat Modal adalah industri yang dibangun dengan modal yang jumlahnya besar untuk kegiatan operasional maupun pembangunannya.

Industri Padat Karya adalah industri yang lebih dititikberatkan pada sejumlah besar tenaga kerja atau pekerja dalam pembangunan serta pengoperasiannya.

Berdasarkan klasifikasi atau penjenisannya,berdasarkan SK Menteri Perindustrian No.19/M/I/1986 yaitu:

Industri Kimia Dasar contohnya seperti industri semen, obat-obatan, kertas, pupuk dan sebagainya.

Industri Mesin dan Logam Dasar misalnya seperti industri pesawat terbang, kendaraan bermotor, tekstil dan lain-lain.
Industri Kecil, contoh seperti industri roti, kompor minyak, makanan ringan, es, minyak goreng curah dan lain-lain.
Aneka Industri misal seperti industri pakaian, industri makanan dan minuman dan lain-lain.

Jenis-jenis/macam industri berdasarkan jumlah tenaga kerja yaitu:

Industri Rumah Tangga adalah industri yang jumlah karyawan/tenaga kerjanya berjumlah antara 1-4 orang.

Industri Kecil adalah industri yang jumlah karyawan/tenaga kerjanya berjumlah antara 5-19 orang.
Industri Sedang atau Industri Menengah adalah industri yang jumlah karyawan/tenaga kerjanya berjumlah antara 20-99 orang.
Industri Besar adalah industri yang jumlah karyawan/tenaga kerjanya berjumlah antara 100 orang atau lebih.

Pembagian/penggolongan industri berdasakan pemilihan lokasi yaitu:

Industri yang berorientasi atau menitikberatkan pada pasar (market oriented industry) adalah industri yang didirikan sesuai dengan lokasi potensi target Industri jenis ini akan mendekati kantong-kantong di mana konsumen potensial berada. Semakin dekat ke pasar akan semakin menjadi lebih baik.

Industri yang berorientasi atau menitikberatkan pada tenaga kerja/labor (man power oriented industry) adalah industri yang berada pada lokasi di pusat pemukiman penduduk karena bisanya jenis industri tersebut membutuhkan banyak pekerja/pegawai untuk lebih efektif dan efisien.

Industri yang berorientasi atau menitikberatkan pada bahan baku (supply oriented industry) adalah jenis industri yang mendekati lokasi di mana bahan baku berada untuk memangkas atau memotong biaya transportasi yang besar.

Macam-macam/jenis industri berdasarkan produktifitas perorangan yaitu:

Industri Primer adalah industri yang barang-barang produksinya bukan hasil olahan langsung atau tanpa diolah terlebih dahulu, contohnya adalah hasil produksi pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan dan sebagainya.

Industri Sekunder adalah industri yang bahan mentah diolah sehingga menghasilkan barang-barang untuk diolah kembali. Misalnya adalah pemintalan benang sutra, komponen elektronik dan sebagainya.

Industri Tersier adalah industri yang produk atau barangnya berupa layanan Contoh seperti telekomunikasi, transportasi, perawatan kesehatan dan masih banyak lagi yang lainnya.

Sektor Ekonomi Tersier

Dikenal juga dengan nama Sektor Jasa atau Industri jasa adalah salah satu dari tiga sektor ekonomi, yang lainnya adalah sektor sekunder (manufaktur) dan sektor primer (pertambangan, pertanian dan perikanan).

Definisi umum sektor tersier adalah menghasilkan suatu jasa daripada produk akhir seperti sektor sekunder. Kadang sebuah sektor tambahan, “Sektor Kuarterner”, diartikan sebagai berbagi informasi (Yang secara normal dimiliki oleh sektor tersier).

Bisnis sektor jasa yang semakin meningkat berfokus pada ide “ekonomi pengetahuan”, dengan memahami apa yang diinginkan konsumen dan bagaimana mengirimkannya dengan cepat dan efisen.

Satu contoh baik dari hal ini adalah industri perbankan yang telah mengalami perubahan besar beberapa tahun belakangan ini. Menggunakan IPTEK, bank dengan cepat mengurangi jumlah staf yang dibutuhkan. Banyak komunitas bank dan bangunan telah bergabung untuk membentuk bisnis yang lebih “”Ramping” yang mampumenghasilkan lebih banyak keuntungan dari bisnis pengguna luas.

Kunci proses ini adalah memperoleh informasi mengenai pengguna jasa dan memberikan mereka produk-produk baru.

Sektor industri Jasa Keuangan

Jasa Keuangan adalah suatu istilah yang digunakan untuk merujuk jasa yang disediakan oleh industri keuangan. Jasa keuangan juga digunakan untuk merujuk pada organisasi yang menangani pengelolaan :

Dana Bank

Bank Investasi
Perusahaan Asuransi
Perusahaan kartu kredit
Perusahaan pembiayaan konsumen dan Sekuritas

Merupaka contoh perusahaan dalam industri ini yang menyediakan berbagai jasa yang terkait dengan uang dan investasi. Jasa keuangan adalah industri dengan pendapatan terbesar di dunia, pada tahun 2004 industri ini mewakili 20% kapitalisasi pasar dari S&P 500.

CIRI-CIRI PROFESIONALISME

Memiliki ketrampilan yang tinggi dalam suatu bidang serta kemahiran dalam menggunkan peralatan tertentu yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas yang bersangkutan dengan bidang tadi.

Memiliki ilmu dan pengalama serta kecerdasan dalam menganalisis suatu masalah dan peka didalam membaca situasi cepat dan tepat serta cermatdalma menggambil keputusan terbaik atas dasar kepekaan.

Memiliki sikap berorientasi ke depan sehingga punya kemampuan mengantisipasi perkembangan lingkunan yang terbentang di hadapanya

Memiliki sikap mandiri berdasarkan keyakian akan kemampuan pribadi serta terbuka menyimak dan menghargai pendapat orang lain, namun cermat dalam memilih yang terbaik bagi diri dan perkembangan pribadinya.

 

SEKTOR INDUSTRI JASA DAN JASA KEUANGAN

Dalam ilmu ekonomi, jasa atau layanan adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen atau dengan barang-barang milik, tetapi tidak menghasilkan transfer kepemilikan

Banyak ahli yang mendefinisikan “jasa” diantaranya adalah:

Phillip Kotler: jasa adalah setiap tindakan atau unjuk kerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak ke pihak lain yang secara prinsip intangibel dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun. Produksinya bisa terkait dan bisa juga tidak terikat pada suatu produk fisik.

Adrian Payne: jasa adalah aktivitas ekonomi yang mempunyai sejumlah elemen (nilai atau manfaat) intangibel yang berkaitan dengannya, yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen atau dengan barang-barang milik, tetapi tidak menghasilkan transfer kepemilikan. Perubahan daiam kondisi bisa saja muncul dan produksi suatu jasa bisa memiliki atau bisa juga tidak mempunyai kaitan dengan produk fisik.

Christian Gronross: jasa adalah proses yang terdiri atas serangkaian aktivitas intangible yang biasanya(namun tidak harus selalu) terjadi pada interaksi antara pelanggan dan karyawan jasa dan atau sumber daya fisik atau barang dan atau sistem penyedia jasa, yang disediakan sebagai solusi atas masalah pelanggan”.

Interaksi antara penyedia jasa dan pelanggan kerapkali terjadi dalam jasa, sekalipun pihak-pihak yang terlibat mungkin tidak menyadarinya. Selain itu, dimungkinkan ada situasi di mana pelanggan sebagai individu tidak berinteraksi langsung dengan perusahaan jasa. Seringkali dikatakan bahwa jasa memiliki karakteristik unik yang membedakannya dari barang atau produk-produk manufaktur. Empat karakteristik yang paling sering dijumpai dalam jasa dan pembeda dari barang pada umumnya adalah (Payne, 2001:9):

Tidak berwujud
Jasa bersifat abstrak dan tidak berwujud, berarti jasa tidak dapat dilihat, dirasakan, dicicipi atau disentuh seperti yang dapat dirasakan dari suatu barang.

Heteregonitas
Jasa merupakan variabel non – standar dan sangat bervariasi. Artinya, karena jasa itu berupa suatu unjuk kerja, maka tidak ada hasil jasa yang sama walaupun dikerjakan oleh satu orang. Hal ini dikarenakan oleh interaksi manusia (karyawan dan konsumen) dengan segala perbedaan harapan dan persepsi yang menyertai interaksi tersebut.

Tidak dapat dipisahkan
Jasa umumnya dihasilkan dan dikonsumsi pada saat yang bersamaan, dengan partisipasi konsumen dalam proses tersebut. Berarti, konsumen harus berada di tempat jasa yang dimintanya, sehingga konsumen melihat dan bahkan ikut ambil bagian dalam proses produksi tersebut.

Tidak tahan lama
Jasa tidak mungkin disimpan dalam persediaan. Artinya, jasa tidak bisa disimpan, dijual kembali kepada orang lain, atau dikembalikan kepada produsen jasa dimana ia membeli jasa.

JASA
Perusahaan jasa adalah perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan kepada masyarakat dengan cara menjual jasa. Misalnya: usaha salon, usaha angkutan, laundry, bengkel, arsitek, konsultan, dan lain-lain.

Ciri-Ciri Perusahaan Jasa
Karena perusahaan jasa adalah perusahaan yang menjual jasa maka cirri-ciri perusahaan tersebut adalah:
1. yang dijual adalah jasa pelayanan, bukan barang/benda;
2. tidak terjadi transfer/pemindahan pemilikan barang dari penjual kepada pembeli;
3. tidak terjadi pengembalian (retur)atas jasa yang diperjualbelikan;
4. tidak terdapat persediaan jasa.
Dari cirri tersebut akan memengaruhi jenis akun yang digunakan perusahaan.

Bisnis Jasa
Contoh dari bisnis jasa yang perkembangannya cukup pesat adalah:
1. Bisnis jasa: konsultan, keuangan, perbankan
2. Perdagangan jasa: eceran, pemeliharaan dan perbaikan
3. Jasa infrastruktur: komunikasi, transportasi
4. Jasa personal/sosial: restoran, perawatan kesehatan
5. Administrasi umum: pendidikan, pemerintah.

Perdagangan atau perniagaan adalah kegiatan tukar menukar barang atau jasa atau keduanya. Pada masa awal sebelum uang ditemukan, tukar menukar barang dinamakan barter yaitu menukar barang dengan barang. Pada masa modern perdagangan dilakukan dengan penukaran uang. Setiap barang dinilai dengan sejumlah uang. Pembeli akan menukar barang atau jasa dengan sejumlah uang yang diinginkan penjual.

 

TUGAS INDIVIDU
CATAT DI BUKU CATATAN

 

BAB I

ADMINISTRASI KAS KECIL

1. Pengertian Kas Kecil

Menurut KBBI, kas adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; keluar masuknya uang. Sedangkan menurut Kamus Istilah Akuntansi, kas merupakan alat pembayaran yang dapat diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Dalam arti sempit, kas adalah sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas dan uang logam, sedangkan dalam arti yang lebih luas, kas juga termasuk cek, wesel pos, dan simpanan bank. Jadi, kas adalah alat pembayaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Yang termasuk kas perusahaan antara lain:

1. Uang tunai yakni uang kertas dan uang logam sebagai alat pembayaran yang sah
2. Cek yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek atau si pembawa cek
3. Cashier’s check yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank, yang merupakan surat perintah bayar dari bank kepada bank itu sendiri.
4. Treveler’s check yaitu cek perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentinan oang-orang yang bepergian dan dapat digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran.
5. Simpanan di bank
6. Postal money order yaitu sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat diuangkan di kantor pos.
7. Money order yaitu surat perintah abyar yang setiap waktu dapat ditukarkan dengan uang oleh yang disebutkan dalam surat tersebut.

Yang tidak termasuk kas, antara lain:

1. Time deposit (deposito berjangka) yaitu simpanan uang di bank yang tidak dapat diuangkan setiap waktu. Pengambilannya harus menunggu selama jangka waktu tertentu.
2. Obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan lain
3. Saham yang dikeluarkan oleh perusahaan lain

Kas Kecil (pettty cash) yaitu sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan atasan atau pimpinan atau bagian di kantor yang jumlahnya relatif kecil, sehingga mendukung kelancaran kegiatan pimpinan.

1. Tujuan Kas Kecil

Tujuan dibentuknya kas kecil, antara lain:

1. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan batas maksimum)
2. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak
3. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek
4. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan
5. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya yaitu memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan

1. Karakteristik Kas Kecil

·         Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )

·         Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

·         Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

·         Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

1. Prosedur Penanganan Kas Kecil

·         Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.

·         Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek

·         Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangai oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris  tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah no bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.

·         Catat pemasukan kas ke dalam buku kas

·         Uang disimpan dalam tempat yang aman. Diataruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci.

·         Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner

·         Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran  harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabakan serta sah menurut hukum.

·         Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur, dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.

·         Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar

·         Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan.

·         Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner

·         Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas keceil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaprkan ke bagian keuangan utnuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, transaksinya begitu seterusnya.

 

1. Penetapan Batas Saldo Minimal dan Maksimal

Diawal pembentukan kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

1. Petugas Pelaksanan Kas Kecil

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.

Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

Macam-macam bukti transaksi kas kecil

1.   Kuitansi

Kuitansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang mnerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri.

2. Cek

Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

3.   Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.

4.    Nota
5. Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lebar yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan dijelaskan tentang :

1. Nama barang
2. Banyak barang
3. Harga satuan
4. Jumlah, harga satuan dikali banyknya barang yang dibeli
5. Jumlah harga seluruhnya (total)
6. Nota debet dan nota kredit

Nota debet dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagaibukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.

5.   Bukti kas masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil. Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek.

6.   Bukti kas keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

7. Formulir pengajuan dana kas kecil

Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil.

1. Perlengkapan dan peralatan administrasi

Perlengkapan dan peralatan administrasi yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, antara lain:

1.   Formulir bukti kas masuk
2. Formulir bukti kas keluar
3. Formulir pengajuan dana kas kecil
4. Berbagai macam bukti transaksi
5. Peti uang
6. Ordner
7. Buku kas
8. Alat tulis
9. Komputer
10.    Printer
11. Perforator
12. Stapler
13. Tab/guide

       Perlengkapan administrasi dana kas kecil

1. Bukti transaksi penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil, seperti: cek.
2. Bukti transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil seperti;

1) bukti pembayaran biaya listrik dari PLN

2) bukti pembayaran biaya air dari PDAM

3) bukti pembayaran telepon dari PT TELKOM

4) bukti pembelian alat-alat kantor, seperti: nota        kontan

5) bukti pembayaran biaya iklan, seperti: kuitansi

6) bukti pembelian materai dan perangko

7) bukti pengeluaran untuk ongkos transportasi, seperti bon atau kuitansi

3. Peralatan tulis menulis, seperti: bolpoint, pensil, karet penghapus, penggaris, dsb.
4.  Alat untuk menghitung, seperti: kalkulator
5. Formulir jurnal
6. Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.
7. Buku kas kecil.

1. Mengenali Dokumen Pemakaian Kas Kecil

Kasir pemegang kas kecil dapat mengklasifikasikan ke dalam perkiraan-perkiraan yang tepat:

1  Pembelian perangko dan materai termasuk ke dalam perkiraan peralatan kantor atau suplai kantor    atau benda pos.

2. Dana sosial untuk karyawan yang sakit atau anggota keluarganya meninggal, termasuk dalam

perkiraan biaya rupa-rupa.

3. Pengisian bensin dan solar untuk kendaraan guna kepentingan kantor dimasukkan pada biaya                        transportasi.
4. Biaya iklan di surat kabar, radio, dan pembuatan brosur dimasukkan pada perkiraan biaya iklan.
5. Biaya listrik dan air dimasukkan pada perkiraan biaya listrik dan air.

6. Biaya telepon, faksimile, telex dimasukkan pada biaya telepon, dsb.