BAB
II
MEMBUKUKAN
MUTASI DAN SELISIH DANA KAS KECIL
- MUTASI DANA KAS KECILMutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi :
- Pembentukan dana kas kecilPembentukan dana adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan dana kas kecil. Dokumen transaksinya, antara lain:
- Surat keputusan kepala bagian keuangan.
- Bukti kas keluar dari bagian keuangan.
Prosedur
pembentukan dana kas kecil , yaitu :
- Pihak yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan atau manager keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberikan otoritas bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan kedalam kas kecil dengan tujuan pembentukan atas dana tersebut. Dengan adanya SK tersebut bagian keuangan membuat bukti surat keluar sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bendahara keuangan dan lembar ke 2 diarsipkan.
- Dengan adanya SK pembentukan kas kecil dan bukti kas keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai otoritas yaitu manajer atau pimpinan. Cek beserta lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang kas kecil yaitu administrasi kantor atau sekertaris yang di tunjuk untuk mengelola kas kecil di masing-masing unit bagian /divisi/ unit kerja.
- Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang (cash box) dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor, selanjutnya administrasi kantor atau sekertaris akan mengeluarkan dana kas kecil tersebut apabila ada pengeluaran-pengeluaran yang harus dibayarkan.
- Penggunaan / pemakaian / pengeluaran dana kas kecilPenggunaan / pemakaian dana kas kecil adalah pembayaran yang dilakukan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak sesuai dengan kebutuhan jabatan pimpinan. Dokumen transaksinya antara lain :
- Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
- Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan seperti : nota kontan, kuitansi, faktur, dan sebagainya.
- Pengisian kembali dana kas kecilPengisian kembali dana kas kecil adalah diisinya kembali dana kas kecil dalam satu periode tertentu, misalnya setiap bulan atau apabila dana kas kecil yang tersedia sudah menipis. Pengisian kembali kas kecil dapat dilakukan dengan menggunakan cek maupun uang tunai. Dokumen transaksinya, antara lain :
- Surat pengajuan pengisian dana kas kecil
- Bukti pengeluaran kas
- Bukti kas keluar dari bagian keuangan
- METODE PEMBUKUAN DANA KAS KECILAda dua metode atau cara yang digunakan dalam pembukuan kas kecil, yaitu imprest fund system (sistem dana tetap) dan Fluctuation Fund System (sistem dana tidak tetap).
- Imprest fund system (sistem dana tetap)Imprest fund system adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah dana kas kecil selalu sama pada setiap pembukuan buku kas baru.Keuntungan sistem dana tetap :
- Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan.
- Menghemat waktu dalam pembukuan.
Kelemahan
sistem dana tetap :
- Uang yang ada di kas tidak dapat di ketahui setiap waktu
- Administrasi kantor atau sekertaris tidak dapat mengambil / mengisi uang kas setiap waktu
Contoh
:
Pada
tanggal 1 Februari 2011 kas kecil diisi dari kas besar sebesar Rp. 1000.000,-,
berdasarkan bukti pengeluaran selama bulan januari 2011. Antara tanggal 2-26
Februari 2011 telah dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-transaksi
berikut ini :
Tanggal
|
2
|
Biaya
langganan koran
|
Rp.
50.000,00
|
3
|
Membeli
snack tamu
|
Rp.
30.000,00
|
|
4
|
Membeli
materai
|
Rp.
14.000,00
|
|
5
|
Biaya
seminar
|
Rp.
100.000,00
|
|
6
|
Biaya
taksi
|
Rp.
50.000,00
|
|
8
|
Membeli
pewangi ruangan
|
Rp.
20.000,00
|
|
8
|
Membeli
snack tamu
|
Rp.
20.000,00
|
|
10
|
Ongkos
antar barang
|
Rp.
30.000,00
|
|
12
|
Membeli
karangan bunga
|
Rp.
200.000,00
|
|
15
|
Bayar
tukang cat
|
Rp.
100.000,00
|
|
18
|
Membeli
lukisan dinding
|
Rp.
100.000,00
|
|
19
|
Membeli
snack
|
Rp.
50.000,00
|
|
23
|
Membeli
buku besar
|
Rp.
30.000,00
|
|
25
|
Membeli
alat tulis kantor
|
Rp. 100.000,00 -
|
|
Total
|
Rp.
894.000,00
|
Dari
transaksi tersebut saldo kas kecil periode ini adalah sebagai berikut :
Rp.
1.000.000,00
Rp. 106.000,00
Pada
pengisian kas kecil untuk periode berikutnya, diisi dari kas besar sebesar Rp.
894.000,00 sehingga saldo kas kecil setelah pengisian kembali seperti semula,
menjadi Rp. 1000.000,00 sama dengan dana awal pada periode lalu.
PT. GARDA MULIA
BAGIAN
KEPEGAWAIAN
KAS KECIL
PERIODE 2-25
FEBRUARI 2011
Debet
|
Kredit
|
||||||||
Jumlah
(Rp)
|
Tgl
|
Uraian
|
No
bukti
|
Jumlah
(Rp.)
|
Konsumsi
(Rp)
|
Transport
(Rp)
|
ATK
(Rp)
|
Kebersihan
(Rp)
|
Lain-lain
(Rp)
|
1.000.000
|
1
|
Kas
masuk
|
|||||||
2
|
Bayar
koran
|
50.000
|
50.000
|
||||||
3
|
Beli
snack tamu
|
30.000
|
30.000
|
||||||
4
|
Beli
materai
|
14.000
|
14.000
|
||||||
5
|
Bayar
seminar
|
100.000
|
100.000
|
||||||
6
|
Biaya
taksi
|
50.000
|
50.000
|
||||||
8
|
Beli
pewangi ruangan
|
20.000
|
20.000
|
||||||
8
|
Beli
snack tamu
|
20.000
|
20.000
|
||||||
10
|
Ongkos
antar barang
|
30.000
|
30.000
|
||||||
12
|
Beli
karangan bunga
|
200.000
|
200.000
|
||||||
15
|
Bayar
tukang cat
|
100.000
|
100.000
|
||||||
18
|
Beli
lukisan dinding
|
100.000
|
100.000
|
||||||
19
|
Beli
snack
|
50.000
|
50.000
|
||||||
23
|
Beli
buku besar
|
30.000
|
30.000
|
||||||
25
|
Beli
ATK
|
100.000
|
100.000
|
||||||
1.000.000
|
Jumlah
|
894.000
|
100.000
|
80.000
|
144.000
|
120.000
|
450.000
|
||
Saldo
|
106.000
|
||||||||
894.000
|
25
|
Untuk
imprest
|
Mengetahui,
Ka. Bag. Kepegawaian
Bambang Adiwaluyo
|
Jakarta, 25
Februari 2011
Dibuat
oleh,
Adinda Nur Aisyah
|
- Fluctuation fund system (sistem dana tidak tetap)Fluctuation fund system (sistem dana tidak tetap) disebut juga sistem tanggal tetap adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu berubah –ubah pada saat pembukuan buku kas baru. Hal ini karena pada saat pengisian kas kecil pada periode waktu tertentu selalu dalam jumlah yang sama, sedangkan pengeluaran setiap periode tidak sama. Sistem ini disebut juga sistem saldo harian.Keuntungan sistem dana tidak tetap :
- Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari
- Administrasi kantor atau sekertaris dapat meminta dana kembali apabila dana yang tersedia berkurang
Kelemahan sistem dana tidak tetap
- Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk keperluan apa.
Contoh
:
Pada
tanggal 1 Februari 2011 kas kecil diisi dari kas besar sebesar Rp. 1000.000,-,
berdasarkan bukti pengeluaran selama bulan januari 2011. Antara tanggal 2-26
Februari 2011 telah dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-transaksi
berikut ini :
Tanggal
|
2
|
Biaya
langganan koran
|
Rp.
50.000,00
|
3
|
Membeli
snack tamu
|
Rp.
30.000,00
|
|
4
|
Membeli
materai
|
Rp.
14.000,00
|
|
5
|
Biaya
seminar
|
Rp.
100.000,00
|
|
6
|
Biaya
taksi
|
Rp.
50.000,00
|
|
8
|
Membeli
pewangi ruangan
|
Rp.
20.000,00
|
|
8
|
Membeli
snack tamu
|
Rp.
20.000,00
|
|
10
|
Ongkos
antar barang
|
Rp.
30.000,00
|
|
12
|
Membeli
karangan bunga
|
Rp.
200.000,00
|
|
15
|
Bayar
tukang cat
|
Rp.
100.000,00
|
|
18
|
Membeli
lukisan dinding
|
Rp.
100.000,00
|
|
19
|
Membeli
snack
|
Rp.
50.000,00
|
|
23
|
Membeli
buku besar
|
Rp.
30.000,00
|
|
25
|
Membeli
alat tulis kantor
|
Rp. 100.000,00 -
|
|
Total
|
Rp.
894.000,00
|
Dari
transaksi tersebut saldo kas kecil periode ini adalah sebagai berikut :
Rp.
1.000.000,00
Rp. 106.000,00
Jika
pada imprest fund system (sistem dana tetap), pengisian kembali untuk maret
2011 adalah Rp. 894.000,00 (sebesar jumlah pengeluaran), maka pada sistem dana
tidak tetap pengisian kembali sebesar Rp. 1.000.000,00 (jumlah selalu sama
setiap periode). Sehingga, pada sistem dana tidak tetap setelah diisi kembali
saldo kas kecil menjadi Rp. 1.106.000,00.
Pencatatan
transaksi pada sistem dana tidak tetap dapat dilihat pada buku kas kecil
sebagai berikut :
PT.
GARDA MULIA
BAGIAN
KEPEGAWAIAN
KAS
KECIL
PERIODE
FEBRUARI 2011
Tanggal
|
No. Bukti
|
Uraian
|
Debet (Rp)
|
Kredit (Rp)
|
Jumlah (Rp)
|
Feb
1
|
Kas
masuk
|
1.000.000
|
1.000.000
|
||
Feb
2
|
Bayar
koran
|
50.000
|
950.000
|
||
3
|
Beli
snack tamu
|
30.000
|
920.000
|
||
4
|
Beli
materai
|
14.000
|
906.000
|
||
5
|
Bayar
seminar
|
100.000
|
806.000
|
||
6
|
Biaya
taksi
|
50.000
|
756.000
|
||
8
|
Beli
pewangi ruangan
|
20.000
|
736.000
|
||
10
|
Beli
snack tamu
|
20.000
|
716.000
|
||
12
|
Ongkos
antar barang
|
30.000
|
686.000
|
||
15
|
Beli
karangan bunga
|
200.000
|
486.000
|
||
18
|
Bayar
tukang cat
|
100.000
|
386.000
|
||
19
|
Beli
lukisan dinding
|
100.000
|
286.000
|
||
23
|
Beli
snack
|
50.000
|
236.000
|
||
25
|
Beli
buku besar
|
30.000
|
206.000
|
||
Beli
alat tulis kantor
|
100.000
|
106.000
|
|||
28
|
Jumlah
|
1.000.000
|
894.000
|
||
Saldo
|
106.000
|
||||
Ballance
|
1.000.000
|
1.000.000
|
Mengetahui,
Ka. Bag. Kepegawaian
Bambang Adiwaluyo
|
Jakarta, 25
Februari 2011
Dibuat
oleh,
Adinda Nur Aisyah
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar