CATAT DI BUKU CATATAN
BAB I
ADMINISTRASI KAS KECIL
- Pengertian Kas Kecil
Menurut KBBI,
kas adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; keluar
masuknya uang. Sedangkan menurut Kamus Istilah Akuntansi, kas merupakan alat
pembayaran yang dapat diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan.
Dalam arti sempit, kas adalah sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas dan
uang logam, sedangkan dalam arti yang lebih luas, kas juga termasuk cek, wesel pos,
dan simpanan bank. Jadi, kas adalah alat pembayaran yang digunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan.
Yang termasuk
kas perusahaan antara lain:
- Uang tunai yakni uang kertas
dan uang logam sebagai alat pembayaran yang sah
- Cek yaitu surat perintah yang
dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut
membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di
dalam cek atau si pembawa cek
- Cashier’s check yaitu cek yang
dibuat oleh suatu bank, yang merupakan surat perintah bayar dari bank
kepada bank itu sendiri.
- Treveler’s check yaitu cek
perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentinan oang-orang
yang bepergian dan dapat digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran.
- Simpanan di bank
- Postal money order yaitu
sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat diuangkan di kantor pos.
- Money order yaitu surat
perintah abyar yang setiap waktu dapat ditukarkan dengan uang oleh yang
disebutkan dalam surat tersebut.
Yang tidak
termasuk kas, antara lain:
- Time deposit (deposito
berjangka) yaitu simpanan uang di bank yang tidak dapat diuangkan setiap
waktu. Pengambilannya harus menunggu selama jangka waktu tertentu.
- Obligasi yang dikeluarkan oleh
perusahaan lain
- Saham yang dikeluarkan oleh
perusahaan lain
Kas Kecil (pettty
cash) yaitu sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan atasan
atau pimpinan atau bagian di kantor yang jumlahnya relatif kecil, sehingga
mendukung kelancaran kegiatan pimpinan.
- Tujuan Kas Kecil
Tujuan
dibentuknya kas kecil, antara lain:
- Untuk membayar pengeluaran yang
jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan batas maksimum)
- Untuk membayar pengeluaran yang
sifatnya mendadak
- Untuk keperluan pembayaran yang
jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek
- Untuk membantu kelancaran
kegiatan pimpinan
- Untuk membantu administrasi
kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya yaitu memberikan
pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan
- Karakteristik Kas Kecil
·
Jumlahnya
dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah
ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan
menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
(biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )
·
Dipergunakan
untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
·
Disimpan di
tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty
cash box atau di dalam sebuah amplop.
·
Ditangani atau
dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).
- Prosedur Penanganan Kas Kecil
·
Staf
administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil
(mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau
bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya
yang telah disetujui oleh pimpinan.
·
Jika permohonan
disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas
kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek
·
Staf
administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam
Bukti Kas Masuk, ditandatangai oleh administrasi kantor atau sekretaris dan
kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari
administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan
fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah no bukti Kas Masuk secara urut
berdasarkan tanggal.
·
Catat pemasukan
kas ke dalam buku kas
·
Uang disimpan
dalam tempat yang aman. Diataruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil
(kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci.
·
Bukti Kas Masuk
disimpan dalam ordner
·
Staf
administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai
dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris
harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya.
Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat
dipertanggungjawabakan serta sah menurut hukum.
·
Setiap terjadi
pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran
tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan
bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur, dan kuitansi. Berilah
nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
·
Minta tanda
tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar
·
Catat dan
masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang
digunakan.
·
Simpan semua
dokumen pengeluaran pada ordner
·
Buat laporan
pertanggungjawaban penggunaan kas keceil lengkap dengan bukti-bukti
transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya
akan dilaprkan ke bagian keuangan utnuk mendapatkan kembali pengisian dana kas
kecil berikutnya, transaksinya begitu seterusnya.
- Penetapan Batas Saldo Minimal
dan Maksimal
Diawal
pembentukan kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti
mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah
disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala
operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah
batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan,
akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab
disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan
dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam
melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.
- Petugas Pelaksanan Kas Kecil
Minimal ada dua
petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan
untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu
orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil
meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya
masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.
Seorang kasir
kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai
dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil,
dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan
penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).
Manajemen
hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas
kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai
dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi
kas kecil, dan prosedur pembelian.
Macam-macam bukti transaksi kas kecil
- Kuitansi
Kuitansi adalah
surat bukti adanya penerimaan uang pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh
pihak yang mnerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi
kanan dan sisi kiri.
- Cek
Cek adalah
surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar
bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya
tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.
- Faktur
Faktur adalah
surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur
dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang
dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli,
lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.
- Nota
- Nota Kontan
Nota kontan
adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat
oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lebar yang asli
diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh
penjual. Dalam nota kontan dijelaskan tentang :
- Nama barang
- Banyak barang
- Harga satuan
- Jumlah, harga satuan dikali
banyknya barang yang dibeli
- Jumlah harga seluruhnya (total)
- Nota debet dan nota kredit
Nota debet dan
nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang
rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena
barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagaibukti adanya pengurangan
utang usaha. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang
kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.
- Bukti kas masuk
Bukti kas masuk
adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah
menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas
kecil. Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila
pemberian dana kas kecil menggunakan cek.
- Bukti kas keluar
Bukti kas
keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa
telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.
- Formulir pengajuan dana kas
kecil
Formulir
pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan
pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan
pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap,
sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas
kecil.
- Perlengkapan dan peralatan
administrasi
Perlengkapan
dan peralatan administrasi yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil,
antara lain:
- Formulir bukti kas
masuk
- Formulir bukti kas keluar
- Formulir pengajuan dana kas
kecil
- Berbagai macam bukti transaksi
- Peti uang
- Ordner
- Buku kas
- Alat tulis
- Komputer
- Printer
- Perforator
- Stapler
- Tab/guide
Perlengkapan administrasi dana kas kecil
- Bukti transaksi penerimaan atau
pengisian kembali dana kas kecil, seperti: cek.
- Bukti transaksi yang berkaitan
dengan pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil seperti;
1) bukti
pembayaran biaya listrik dari PLN
2) bukti
pembayaran biaya air dari PDAM
3) bukti
pembayaran telepon dari PT TELKOM
4) bukti
pembelian alat-alat kantor, seperti: nota
kontan
5) bukti pembayaran
biaya iklan, seperti: kuitansi
6) bukti
pembelian materai dan perangko
7) bukti
pengeluaran untuk ongkos transportasi, seperti bon atau kuitansi
- Peralatan tulis menulis,
seperti: bolpoint, pensil, karet penghapus, penggaris, dsb.
- Alat untuk menghitung,
seperti: kalkulator
- Formulir jurnal
- Formulir penerimaan dan
pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.
- Buku kas kecil.
- Mengenali Dokumen Pemakaian Kas
Kecil
Kasir pemegang
kas kecil dapat mengklasifikasikan ke dalam perkiraan-perkiraan yang tepat:
1 Pembelian
perangko dan materai termasuk ke dalam perkiraan peralatan kantor atau suplai
kantor atau benda pos.
- Dana sosial untuk karyawan yang
sakit atau anggota keluarganya meninggal, termasuk dalam
perkiraan biaya
rupa-rupa.
- Pengisian bensin dan solar
untuk kendaraan guna kepentingan kantor dimasukkan pada biaya
transportasi.
- Biaya iklan di surat kabar,
radio, dan pembuatan brosur dimasukkan pada perkiraan biaya iklan.
- Biaya listrik dan air
dimasukkan pada perkiraan biaya listrik dan air.
- Biaya telepon, faksimile, telex
dimasukkan pada biaya telepon, dsb.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar